Cosa fa
Servizi Amministrativi, Punto Unico di Accesso
- Coordinamento delle procedure di accesso ai servizi nidi, scuole dell’nfanzia, diritto allo studio, servizi estivi e predisposizione dei relativi bandi e informative agli utenti, gestione delle graduatorie per l’accesso;
- Pubblicazione dell’offerta dei servizi per l’infanzia 0-6 in raccordo con le diverse unità;
- Supporto alla direzione per le funzioni attinenti al controllo strategico ed al ciclo della performance, coordinandosi con i referenti delle diverse unità organizzative;
- Supporto alle altre unità operative per l’attivazione di progetti di semplificazione e innovazione dei processi, funzionali anche allo sviluppo dei sistemi informativi dei servizi;
- Supporto nella costruzione dell’iter amministrativo degli atti deliberativi e regolamentari dei servizi di competenza del servizio, in stretto raccordo con le altre unità operative;
- Referente per le procedure inerenti il trattamento dei dati personali;
- Predisposizione dei regolamenti comunali, delle carte dei servizi, definizione e gestione dei sistemi tariffari che attengono ai servizi;
- Supporto alla programmazione e al monitoraggio degli interventi di manutenzione negli immobili e relative aree esterne e sedi dei servizi, raccordandosi con i settori tecnici competenti;
- Funzione di supporto ai processi di cura e gestione degli immobili che ospitano i servizi scolastici. Questa funzione prevede la ricezione delle chiamate ai diversi service di manutenzione, il controllo della corretta evasione delle chiamate e la eventuale segnalazione alla direzione degli aspetti di criticità presenti. A questo proposito collaborano con le diverse articolazioni dell’amministrazione, sia uffici interni al settore istruzione che uffici afferenti ai diversi settori tecnici e manutentivi;
- Predisposizione interventi di facchinaggio e logistica;
- Ruolo di sorveglianza circa il rispetto dei tempi di risposta alle segnalazioni e alle manutenzioni, segnalando le criticità ai coordinatori e nei casi più gravi anche alla direzione. Compresi sopralluoghi e gestione chiavi, supporto in occasione di consegne materiali e arredi;
- Gestione delle segnalazioni e delle richieste delle manutenzioni, supporto ai processi di definizione degli acquisti e dei fabbisogni in generale (massa vestiaria, arredi, ausili, prodotti) e con i diversi settori per le opportune manutenzioni ordinarie e straordinarie.
Programmazione, Bilancio e Riscossione
- Predisposizione degli strumenti di programmazione finanziaria (Bilanci di previsione, Budget, variazioni, verifiche e Rendiconti, produzioni di report, ecc.), controllo in raccordo con le diverse unità operative del Servizio;
- Presidio sulla gestione del bilancio del Servizio, Entrate ed Uscite, controllo di gestione, rilevazione indici e indicatori, collaborazione alla compilazione di questionari regionali, statali, ISTAT, SOSE, IFEL, ecc.;
- Supporto, in casi di particolare complessità, alla fase propedeutica della predisposizione degli atti contabili delle U.O. del Servizio, in raccordo con i responsabili di tutte le unità intermedie che ne presidiano i contenuti e la gestione effettiva;
- Istruttorie tecnico-contabili degli atti dell’U.O. Di competenza;
- Responsabilità e gestione del ciclo contabile delle fatture di acquisto e di tutti i documenti di spesa del Servizio;
- Ricevimento, controllo e scarico dalla piattaforma Sdi, gestione del partitario per tutte le spese, compresi i contributi, assegnazioni finanziarie, liquidazioni contabili con verifica della regolarità IVA, del DURC, della posizione presso Equitalia, emissione e firma dei mandati di spesa ed inoltro al Tesoriere; per queste ultime attività opera con delega di firma da parte del dirigente del Servizio Finanziario;
- Gestione dei conti di tesoreria, dei registri IVA, delle ritenute fiscali e della piattaforma dei Crediti Commerciali per le attività del Servizio, estrazioni ed elaborazioni contabili a supporto di tutte le U.O. del Servizio;
- Gestione delle entrate patrimoniali relative alle rette dei servizi erogati, estrazione mensile dalla procedura delle somme pagate dagli utenti, accertamento delle entrate, emissione dei documenti contabili di vendita, verifica fiscale, liquidazione, emissione e firma delle reversali ed invio al Tesoriere; per queste attività opera con delega di firma da parte del dirigente del Servizio Finanziario;
- Gestione e controllo dei due conti correnti postali utilizzati per la riscossione delle entrate;
- Gestione e controllo delle attività necessarie alla riscossione delle rette dei servizi erogati; gestione delle attività relative al recupero delle morosità per crediti pregressi con invii periodici di solleciti bonari e gestione della riscossione coattiva con tenuta dei rapporti con la società aggiudicataria del servizio di riscossione.