Sono considerate donazioni le acquisizioni di fondi documentari di notevoli dimensioni e/o di particolare pregio, approvate dal Consiglio di Amministrazione previo parere obbligatorio del Consiglio di gestione del SBA.
Il Consiglio di gestione, nell’esprimere il parere, terrà conto della sostenibilità complessiva dell’accettazione, valutandone altresì la coerenza con le collezioni già presenti; la rilevanza 15 bibliografica, culturale o antiquaria sulla quale può riservarsi di assumere l’ulteriore parere di esperti del settore; le condizioni di conservazione; la disponibilità di spazi adeguati per la collocazione del materiale; gli oneri necessari per la catalogazione, la conservazione e la fruibilità del patrimonio donato, verificando se a tali oneri possono contribuire soggetti terzi pubblici o privati.
La persona che effettua la donazione è tenuta a: a) fornire, in fase di proposta, una descrizione tipologica e una stima complessiva della consistenza del fondo; b) garantire l’accesso al fondo per una idonea valutazione; c) sottoscrivere la documentazione prevista dall’Università di Ferrara per gli atti di liberalità.
Il SBA si riserva la possibilità di scartare documenti in cattivo stato; duplicati di documenti già posseduti; fascicoli o annate isolate di periodici; estratti; letteratura grigia ecc. senza alcun vincolo nei confronti del donatore.