Cosa fa
Protocollo Generale
- Gestione della documentazione in entrata e in uscita tramite PEC istituzionale e corrispondenza cartacea;
- Assicurazione della tracciabilità e della corretta assegnazione della documentazione;
- Registrazione a protocollo dei documenti;
- Classificazione e fascicolazione della documentazione a corredo della registrazione;
- Tenuta del protocollo informatico per garantire reperibilità e rintracciabilità dei documenti;
- Supporto all’Archivio di Deposito nelle attività di accesso agli atti documentali e amministrativi ai sensi della L. 241/1990;
- Assistenza agli utenti nelle visure delle pratiche messe a disposizione dall’Archivio.
Archivio di Deposito
- Tenuta e gestione dei documenti conservati nell’Archivio di Deposito;
- Ricezione dei fascicoli relativi a procedimenti conclusi provenienti dall’archivio corrente;
- Organizzazione e ordinamento della documentazione nei locali dell’Archivio per garantirne la reperibilità;
- Valutazione dello scarto documentale e pianificazione delle operazioni di scarto;
- Predisposizione del trasferimento all’Archivio Storico dei documenti destinati alla conservazione permanente;
- Vigilanza e consulenza sulla corretta formazione e tenuta degli archivi correnti;
- Gestione degli accessi documentali, civici e generalizzati, ai sensi della normativa vigente;
- Ricerca e reperimento di pratiche edilizie, fascicoli cartacei e digitali, atti oggetto di richiesta e altra documentazione amministrativa;
- Supporto nella redazione e applicazione del manuale di gestione documentale e conservazione;
- Esecuzione di ricerche trasversali nel software di protocollo per esigenze degli uffici dell’Ente;
- Ricerca di atti amministrativi quali Delibere e Determine;
- Assistenza all’utenza interna per l’utilizzo dello Sportello Telematico Polifunzionale.
Centralino Comunale
- Gestione delle richieste telefoniche dei cittadini;
- Orientamento dell’utenza nella struttura comunale;
- Garanzia dell’accesso alle informazioni dell’Ente;
- Ricezione e instradamento delle chiamate verso gli uffici competenti;
- Fornitura di indicazioni generiche su servizi e attività comunali.
Notifiche
- Esecuzione delle operazioni preparatorie per l’attività di notifica degli atti;
- Garanzia della corretta gestione dei documenti in uscita verso i destinatari;
- Notifica degli atti prodotti dall’Ente o da altri Enti (tributari, sanzionatori, ecc.);
- Assicurazione della conoscibilità degli atti da parte dei destinatari;
- Raccolta e affrancatura degli atti da notificare;
- Spedizione di atti, lettere e pieghi libri.