Cosa fa
- Supporto operativo e assistenza al Sindaco per lo svolgimento delle proprie funzioni;
- Gestione dell’agenda pubblica del Sindaco;
- Gestione dei rapporti con le Segreterie del Vicesindaco e degli Assessori;
- Gestione degli inviti rivolti al Sindaco con individuazione e realizzazione di deleghe al Vice Sindaco e agli assessori in accordo con la Segretaria Particolare e con il Capo di Gabinetto;
- Gestione dei rapporti con le Fondazioni (Teatro Comunale, Ferrara Arte) e le altre società partecipate del Comune e predisposizione delle deleghe in accordo con la Direzione Generale e l’Unità Operativa Programmazione e controllo;
- Rapporti con Enti esterni/Istituzioni, per il coordinamento di attività che riguardano la figura del Sindaco, anche in raccordo con il Capo di Gabinetto;
- Predisposizione di note informative, in collaborazione con gli Assessorati e gli Uffici di riferimento, propedeutiche agli incontri del Sindaco con Enti e soggetti esterni;
- Cura e monitoraggio di progetti e tematiche di interesse del Sindaco;
- Partecipazione a Tavoli di Lavoro per tematiche specifiche di interesse del Sindaco;
- Gestione di tutta la corrispondenza inviata al sindaco, predisposizione di riscontro ad ogni istanza in coordinamento con gli Assessori e gli Uffici di competenza, siano esse provenienti da enti pubblici e privati che dai singoli cittadini, attraverso l’utilizzo di diversi indirizzi mail e pec istituzionali e piattaforme informatiche, e/o dirottate sulle mail istituzionali a seguito di contatto via social web;
- Firma di tutti gli atti/lettere/ordinanze sindacali predisposti dai singoli Servizi/uffici, attraverso piattaforme informatiche dedicate;
- Predisposizione di orientamenti alla Giunta riguardanti l’uso di spazi in Residenza e/o tematiche afferenti le competenze del Sindaco e degli Assessori;
- Organizzazione degli accessi alla Residenza Municipale, con autorizzazioni al personale dipendente e non, in orario extra lavorativo, sentiti gli Amministratori e gli uffici coinvolti;
- Coordinamento del personale dipendente dedicato all’accoglienza visitatori e alla sorveglianza alla Residenza Municipale;
- Affidamento a ditta esterna delle attività di accoglienza visitatori e sorveglianza alla Residenza Municipale, coordinamento del personale esterno in occasione di attività extra orario lavorativo che coinvolgono la Residenza, finalizzate altresì a garantire sicurezza e via di fuga durante eventi promossi negli spazi Municipali e/o strettamente attigui alla Residenza;
- Redazione atti amministrativi e gestione dei contributi assegnati ad enti e soggetti diversi (Legge 241/90) comprese le procedure di liquidazione delle somme;
- Redazione atti amministrativi e gestione procedure di affidamento delle attività di comunicazione istituzionale, comprese le procedure di liquidazione;
- Gestione degli stanziamenti di fondi destinati alle spese di rappresentanza, in collaborazione con il Servizio Contabilità;
- Gestione del personale individuato con la qualifica di Autisti di rappresentanza e loro trasferte istituzionali;
- Progettazione, supervisione e collaborazione alle manifestazioni, conferenze, convegni promossi dal Sindaco, dagli Assessori e dai Consiglieri, da altri soggetti istituzionali, Associazioni ecc. che si svolgono presso gli spazi di rappresentanza della Residenza Municipale – Progettazione, supervisione e collaborazione nelle medesime occasioni, anche svolte al di fuori degli spazi di rappresentanza della Residenza Municipale;
- Gestione del calendario delle Sale di rappresentanza della Residenza Municipale (Sala Arazzi, Sala Arengo, Sala Giunta, Sala Zanotti, Saloni d’Onore);
- Organizzazione e cura di eventi espositivi negli spazi della Residenza Municipale anche in collaborazione con enti e associazioni terze.
Cerimoniale
- Gestione dei rapporti di rappresentanza, in raccordo con la Segretaria particolare e il Capo di Gabinetto, con Ministeri, Enti, Associazioni ed Istituti Nazionali, regionali e provinciali;
- Progettazione e realizzazione di tutte le attività connesse alle manifestazioni pubbliche, incontri, convegni nazionali e internazionali (redazione e diffusione di inviti, redazione e supervisione del materiale promozionale e dei comunicati stampa in collaborazione con Ufficio stampa e Ufficio Comunicazione Digitale, organizzazione della logistica, tenuta dei rapporti istituzionali con tutti gli attori coinvolti ecc.) che prevedono altresì aspetti di cerimoniale;
- Gestione del cerimoniale del Sindaco, del Presidente del Consiglio, degli Assessori e dei Consiglieri;
- Gestione del cerimoniale e organizzazione delle visite ufficiali di rappresentanti di Governo, cariche dello Stato italiane ed estere, delegazioni imprenditoriali, delegazioni in visita per la firma di atti di cooperazione e/o gemellaggi;
- Organizzazione e gestione delle cerimonie nazionali e territoriali annuali ricorrenti;
- Organizzazione e gestione della procedura e della cerimonia per il conferimento delle Cittadinanze Onorarie e delle Civiche Benemerenze, comprendente la redazione degli atti amministrativi di competenza e i testi delle civiche benemerenze;
- Collaborazione all’organizzazione delle cerimonie di intitolazione di nuove Vie, Giardini, Piazze, posa di lapidi, cippi, targhe commemorative in accordo con l’assessore di competenza e l’Ufficio Toponomastica;
- Organizzazione delle cerimonie di inaugurazione di monumenti, edifici del patrimonio comunale a seguito di interventi di riqualificazione in collaborazione con l’Assessore di riferimento, gli uffici proponenti e/o i tecnici coinvolti;
- Firma atti di concessione dei patrocini e supporto informativo agli Assessori nella predisposizione dei pareri di concessione o diniego di patrocinio per eventi istituzionali di loro competenza. Predisposizione atti di concessione patrocinio per le iniziative che rientrano nelle materie di competenza del Sindaco;
- Supporto ed organizzazione delle attività inerenti la firma di accordi e protocolli ufficiali del Sindaco;
- Organizzazione delle cerimonie funebri per le quali è stato proclamato il lutto cittadino;
- Predisposizione e invio di inviti e messaggi istituzionali;
- Preparazione e trasmissione di telegrammi o altri messaggi di cordoglio, di ringraziamento e messaggi augurali;
- Predisposizione e aggiornamento della mailing list istituzionale delle autorità cittadine e delle associazioni di categoria;
- Gestione delle trasferte del Sindaco e staff del Sindaco;
- Supervisione delle trasferte degli Assessori;
- Gestione dei doni di rappresentanza;
- Trasmissione di inviti alle Autorità di protocollo e alle più Alte cariche dello Stato in occasione di eventi espositivi promossi dalle Fondazioni partecipate dal Comune o dal Comune stesso;
- Organizzazione delle cerimonie sportive che prevedono premiazioni agli atleti, in collaborazione con il Servizio Sport, e redazione dei testi delle targhe e/o degli attestati di riconoscimento.