Cosa fa
Segreteria Tecnica
- Supporto e collaborazione per lo svolgimento dei compiti propri del Capo Settore nell’attuazione dei progetti e del programma amministrativo di mandato del Sindaco;
- Svolgimento dei procedimenti istruttori inerenti le attività del Servizio e del Settore e redazione di proposte deliberative di Giunta e di Consiglio;
- Istruttorie e redazione delle determinazioni dirigenziali inerenti gli affidamenti di servizi e forniture per le attività istituzionali del Servizio e del Settore, anche tramite l’utilizzo del Mercato Elettronico della P.A. e della piattaforma certificata (PAD) del Comune;
- Cura delle attività propedeutiche del dirigente su atti amministrativi, determinazioni, comunicazioni ufficiali e documentazione varia, garantendo il rispetto delle tempistiche e delle disposizioni normative vigenti;
- Cura e aggiornamento dell’agenda istituzionale del dirigente, con organizzazione di appuntamenti, riunioni, incontri interni ed esterni, e gestione delle relative comunicazioni;
- Supporto al Capo Settore per la partecipazione alla Commissione Comunale di Vigilanza Locali di Pubblico Spettacolo competente al rilascio della licenza di agibilità per i locali di pubblico spettacolo e manifestazioni temporanee;
- Gestione, per l’ambito di competenza, delle attività della Commissione Comunale di Vigilanza, con particolare riguardo a:
- Accertamento tecnico finalizzato al rilascio della licenza di agibilità per i locali di pubblico spettacolo e manifestazioni temporanee;
- Svolgimento di sopralluoghi e controlli periodici sulla permanenza delle condizioni generali di sicurezza delle strutture e dei luoghi elencati dalla normativa vigente in materia;
- Verifica della solidità e della sicurezza delle aree da adibire all’attività di pubblico spettacolo e dell'esistenza di uscite pienamente adatte a sgombrare prontamente nel caso di incendio.
- Supporto al Capo Settore nella gestione degli affari generali quali: Personale, Privacy, Amministrazione Trasparente ed Anticorruzione, Pianificazione, Gestione Contabile; monitoraggio e rendicontazioni;
- Coordinamento delle attività di Protocollo e archivio;
- Gestione istanze di accesso agli atti di competenza e di accesso civico;
- Gestione delle richieste di ferie e permessi del personale assegnato alla struttura, con verifica preliminare e sottoposizione al dirigente per la relativa approvazione e firma;
- Amministrazione ordinaria del personale tecnico/operativo in servizio, anche rispetto all’individuazione dei fabbisogni, al reperimento esterno ed interno e ai trasferimenti;
- Gestione dei rapporti con il medico competente in materia di sorveglianza sanitaria (visite periodiche, cause di servizio, infortuni ecc.) con calendarizzazione dell’attività;
- Collaborazione con il Capo Servizio nella verifica dei piani di lavoro assegnati al fine di attivare gli eventuali interventi correttivi preordinati al rispetto degli obiettivi ed in ordine alla realizzazione di progetti speciali o programmi intersettoriali;
- Gestione dell’intero processo di verifica e liquidazione delle fatture elettroniche trasmesse dagli operatori economici affidatari di appalti e contratti di servizio, comprensiva del controllo documentale, della corrispondenza con le prestazioni eseguite e della predisposizione degli atti necessari per la liquidazione secondo la normativa vigente.
Segreteria Amministrativa
- Raccolta dei dati riferiti ad attività svolte nel Settore per la successiva elaborazione di report utili alla comunicazione;
- Gestione delle segnalazioni provenienti dall’utenza esterna e delle comunicazioni multicanale con gli utenti;
- Attività di gestione delle petizioni di competenza presentate dai cittadini;
- Attività di gestione delle segnalazioni da utenti esterni ed interni mediante call center telefonico.